Tipos de actas

¿Qué significa «Acta»?

Un acta es un documento donde queda asentado y unificado lo realizado, tratado y acordado en un encuentro o reunión. Estos documentos debe detallar la hora y fecha en la que se ha concretado, así como también especificar el lugar donde se llevó adelante dicho encuentro.

Además, se indica quiénes participaron, con sus respectivos cargos, así como también los invitados, hayan o no asistido.

A continuación se procede a enumerar el orden del día y a detallas cada uno de sus punto. Al finalizar, se efectúa una convocatoria, donde se agrega la fecha y hora del siguiente encuentro, y se firma el acta, con nombre y fecha, además de aclarar el orden jerárquico que cada uno ocupa.

Clasificación de las actas administrativas

Las actas, administrativamente hablando, se clasifican en:

• Registradas: se trata de aquellas que hacen alusión a encuentros a los que hayan asistido sociedades, ya sea anónimas, limitadas o bien, concejos y juntas directivas. Todo esto hace que haya que respetar determinadas condiciones establecidas por la entidad competente.
• No registradas: se refiere a aquellos documentos que cumplen la función de las memorias, ya sea de actos de tipo administrativos, o bien, de reuniones.

Clasificación de actas a nivel notarial

A nivel notarial, es un instrumento público original en el que el notario, por pedido de la parte solicitante, constata bajo su fe hechos de los que ha sido testigo o que le consten. Esto siempre va acompañado por su sello y firma. Se clasifican en:

• Actas de presencia: aquí, el notario da fe de un hecho que ha percibido a partir de sus sentidos, como la vista o el oído.
• Actas de remisión de documentos: por medio de este acredita que un documento fue mandado  por correo postal, telefax o u otro medio, además del contenido de dicha comunicación.
• Actas de notificación y requerimiento: detallan a la persona notificada algún dato o medida que se haya tomados de la que solicita la intervención notarial y las de requerimiento. Sumados a ello, intima al requerido a que adquiera una actitud específica.
• Actas de entrega de documentos, efectos, dinero u otras cosas y de ofrecimientos de pago: estas incluyen la transcripción del documento que se ha otorgado, el detalle del objeto, la naturaleza, sus características y notas individuales de los efectos. El objetivo es permitir  la entrega a una tercera persona, por parte del notario.
• Actas de referencia o manifestaciones: en estas, el Notario acredita, por pedido de algún individuo, las manifestaciones lícitas que este u otro individuo hagan en su presencia, de manera espontánea. Es prescindible la presencia del notario, y que se incluya en el texto “usando las mismas palabras en cuanto fuere posible”.
• Actas de protocolización: se trata de aquellas que le agregan algo algo al protocolo, de manera que se reduzcan las posibilidades de su extravío, se compruebe que existe o bien, la posesión en esa fecha y que se puedan tener copias a futuro.
• Actas de depósito: en ella se deposita ante notario un objeto o documento, estableciendo cuáles serán las condiciones de restitución. Tanto en este tipo como en la protocolización, los papeles que se otorguen deben ser analizados por el notario para corroborar que sean legales. .
• Actas de notoriedad: por ellas, el notario da fe de algo que no ha percibido a través de sus sentidos, siendo el juicio de un notario a ´partir de la evidencia de un determinado suceso.